Wenn Menschen „ISO 9001-Zertifizierung“ hören, stellen sie sich oft einen Stapel Papierkram, komplexe Verfahren und bürokratische Albträume vor. Diese Wahrnehmung könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein – insbesondere seit der Überarbeitung des Standards im Jahr 2015.
Die Norm ISO 9001:2015 stellt einen bedeutenden Wandel gegenüber früheren Versionen dar und bewegt sich weg von starren Dokumentationsanforderungen hin zu einem flexibleren, praktischeren Ansatz für Qualitätsmanagementsysteme. Das Grundprinzip ist einfach: Dokumentieren Sie, was zur Unterstützung effektiver Abläufe und kontinuierlicher Verbesserung erforderlich ist, und erstellen Sie nicht Papierkram um des Papierkrams willen.
Obwohl die Dokumentationsanforderungen gestrafft wurden, bleiben sie für vier wichtige Zwecke weiterhin unerlässlich:
ISO 9001:2015 unterscheidet zwischen:
Hierbei handelt es sich um lebende Dokumente, die beschreiben, wie Aktivitäten oder Prozesse durchgeführt werden sollen (früher „dokumentierte Verfahren“ genannt). Sie können im Zuge der Weiterentwicklung der Prozesse aktualisiert werden und umfassen:
Hierbei handelt es sich um Aufzeichnungen, die den Nachweis durchgeführter Aktivitäten erbringen (früher „Aufzeichnungen“ genannt). Sie stellen objektive Fakten dar, die nicht geändert werden sollten und umfassen:
Moderne Dokumentenkontrolle erfordert keine Papierberge. Organisationen können digitale Formate (Tabellen, Videos, Bilder usw.) verwenden, sofern sie geeignete Kontrollmechanismen implementieren, darunter:
Diese Dokumente sind zwar nicht zwingend erforderlich, können aber das Qualitätsmanagement verbessern:
Die ISO 9001-Zertifizierung konzentriert sich auf den Aufbau wirksamer Qualitätsmanagementsysteme und nicht auf die Schaffung unnötiger Papierkram. Durch das Verständnis des flexiblen Dokumentationsansatzes des Standards und die Implementierung geeigneter Kontrollen können Unternehmen eine Zertifizierung erreichen und gleichzeitig ihre Abläufe verbessern.
